Notariusz przy sprzedaży: kto płaci i jak negocjować koszty?

Ten artykuł szczegółowo wyjaśnia, kto ponosi koszty notarialne przy sprzedaży nieruchomości w Polsce, rozwiewając wątpliwości dotyczące prawnych obowiązków i rynkowych zwyczajów. Dowiesz się, jakie opłaty składają się na całkowity koszt transakcji, jak są dzielone między kupującego a sprzedającego oraz jak możesz negocjować ich wysokość.

Zgodnie z polskim prawem, choć strony transakcji sprzedaży nieruchomości czyli zarówno sprzedający, jak i kupujący ponoszą solidarną odpowiedzialność za koszty notarialne, to w praktyce rynkowej zdecydowana większość tych opłat obciąża stronę kupującą. To ważna zasada, którą zawsze podkreślam moim klientom.

Solidarna odpowiedzialność oznacza, że notariusz ma prawo żądać zapłaty całej należności od każdej ze stron. Prawo nie precyzuje jednak, w jakich proporcjach strony mają się podzielić tymi kosztami. To pozostaje kwestią ustaleń między kupującym a sprzedającym, co otwiera pole do negocjacji.

Dlaczego więc w praktyce to kupujący zazwyczaj przejmuje na siebie większość kosztów? Wynika to z utrwalonego zwyczaju rynkowego. Kupujący jest stroną, która nabywa prawo własności i to on jest najbardziej zainteresowany szybkim i sprawnym przeprowadzeniem transakcji, a także wpisem do księgi wieczystej. To on zabezpiecza swoje interesy, a koszty notarialne są po prostu jednym z elementów ceny, którą musi zapłacić za wymarzoną nieruchomość. Sprzedający z kolei często traktuje to jako element finalnej ceny netto, którą otrzyma za swoją nieruchomość.

Co wchodzi w skład "kosztów notarialnych"? Pełna lista opłat

Kiedy mówimy o "kosztach notarialnych", wiele osób myśli wyłącznie o wynagrodzeniu notariusza. To jednak znacznie szersze pojęcie, obejmujące kilka różnych opłat. Jako ekspert, zawsze staram się rozłożyć je na czynniki pierwsze, aby moi klienci dokładnie wiedzieli, za co płacą.

Taksa notarialna to nic innego jak wynagrodzenie notariusza za sporządzenie aktu notarialnego. Jej maksymalna wysokość jest ściśle regulowana rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości i zależy od wartości przedmiotu transakcji czyli w naszym przypadku wartości nieruchomości. Stawki są progresywne, co oznacza, że im wyższa wartość, tym niższy procentowo, ale wyższy kwotowo koszt. Co ważne, taksa notarialna podlega negocjacjom w ramach ustawowych maksimów, więc zawsze warto o tym porozmawiać z notariuszem. Do taksy zawsze doliczany jest 23% podatek VAT. Przykładowo, dla nieruchomości o wartości w przedziale od 60 000 zł do 1 000 000 zł, maksymalna taksa wynosi 1010 zł plus 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł. Kolejnym istotnym składnikiem jest podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC). Wynosi on 2% wartości rynkowej nieruchomości i jest obowiązkowy przy transakcjach na rynku wtórnym, czyli przy zakupie nieruchomości "z drugiej ręki". To notariusz jest odpowiedzialny za pobranie tego podatku i odprowadzenie go do właściwego urzędu skarbowego, co jest dla kupującego wygodne, bo nie musi sam o tym pamiętać.

Oprócz taksy i PCC, musimy liczyć się z opłatami sądowymi. Są to koszty związane z wpisami do księgi wieczystej:

• Opłata za wpis prawa własności w księdze wieczystej: 200 zł.
• Opłata za wpis hipoteki (jeśli zakup finansowany jest kredytem): 200 zł.
• Ewentualne inne opłaty, np. za wykreślenie starych wpisów, jeśli wymaga tego sytuacja.

Na koniec mamy koszt wypisów aktu notarialnego. Wypis to nic innego jak uwierzytelniona kopia aktu. Opłata za każdą stronę wypisu wynosi 6 zł plus 23% VAT. Kupujący zazwyczaj potrzebuje więcej wypisów niż sprzedający jeden dla siebie, jeden dla sądu wieczystoksięgowego, jeden dla banku (jeśli jest kredyt), a czasem także dla innych instytucji. Sprzedający zwykle potrzebuje tylko jednego lub dwóch egzemplarzy dla swojej dokumentacji.

Jak dzielą się koszty notarialne w praktyce?

Chociaż, jak wspomniałem, prawo przewiduje solidarną odpowiedzialność, to praktyka rynkowa wykształciła dość jasny podział. Warto go znać, aby być przygotowanym na to, co nas czeka.

Zgodnie z rynkowym zwyczajem, strona kupująca zazwyczaj pokrywa następujące koszty:

• Taksę notarialną (wynagrodzenie notariusza) wraz z 23% podatkiem VAT.
• Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) w wysokości 2% wartości nieruchomości, jeśli transakcja dotyczy rynku wtórnego.
• Opłaty sądowe, w tym opłatę za wpis prawa własności do księgi wieczystej (200 zł) oraz ewentualnie opłatę za wpis hipoteki (200 zł).
• Większość kosztów wypisów aktu notarialnego, ponieważ kupujący potrzebuje ich najwięcej dla siebie, sądu i banku.

Natomiast strona sprzedająca, choć ponosi mniejszą część kosztów bezpośrednio związanych z aktem, również ma swoje wydatki. Zazwyczaj obciążają ją:

• Koszty uzyskania wszystkich niezbędnych dokumentów do sprzedaży nieruchomości, takich jak zaświadczenia o braku zaległości w opłatach (np. czynsz, media), zaświadczenia o braku osób zameldowanych, czy wypisy z rejestru gruntów i budynków.
• Koszt sporządzenia ewentualnego pełnomocnictwa notarialnego, jeśli sprzedający nie może osobiście stawić się na akcie.
• Koszt jednego lub dwóch wypisów aktu notarialnego dla własnej dokumentacji.

Rynek pierwotny a wtórny: jak zmienia się rozkład kosztów?

Rozkład kosztów notarialnych może znacząco różnić się w zależności od tego, czy kupujemy nieruchomość od dewelopera (rynek pierwotny), czy z "drugiej ręki" (rynek wtórny). To kluczowa kwestia, którą zawsze omawiam z klientami, bo ma duży wpływ na ostateczny budżet transakcji.

Przy zakupie nieruchomości od dewelopera, czyli na rynku pierwotnym, jedną z najważniejszych różnic jest brak podatku PCC. Transakcje te są obciążone podatkiem VAT, który jest już wliczony w cenę lokalu, więc kupujący nie musi płacić go dodatkowo u notariusza. Co ciekawe, koszty sporządzenia umowy deweloperskiej są ustawowo dzielone po równo między dewelopera a nabywcę. Jednakże, przy finalnej umowie przenoszącej własność, koszty notarialne (taksa, opłaty sądowe, wypisy) zwyczajowo w całości ponosi kupujący. Deweloperzy rzadko zgadzają się na inny podział, co jest już ugruntowaną praktyką.

Z kolei przy zakupie mieszkania z rynku wtórnego, czyli od osoby fizycznej, klasyczny model podziału kosztów oznacza, że kupujący ponosi pełne obciążenie związane z transakcją. Obejmuje to zarówno taksę notarialną, opłaty sądowe, koszty wypisów, jak i obowiązkowy podatek PCC w wysokości 2% wartości rynkowej nieruchomości. To właśnie ten podatek często stanowi największą część kosztów notarialnych na rynku wtórnym.

Warto jednak pamiętać o ważnej zmianie, która weszła w życie w 2023 roku. Wprowadzono ulgę w podatku PCC, która zwalnia z tego podatku osoby kupujące swoją pierwszą nieruchomość na rynku wtórnym. To znacząca oszczędność dla wielu nabywców! Z drugiej strony, dla osób inwestujących w nieruchomości, wprowadzono stawkę 6% PCC dla kupujących szóstą lub kolejną nieruchomość. Te zmiany pokazują, jak dynamicznie mogą zmieniać się przepisy i jak ważne jest bycie na bieżąco.

Negocjacje u notariusza: jak obniżyć koszty transakcji?

Wielu moich klientów jest zaskoczonych, gdy dowiaduje się, że koszty notarialne nie są sztywno ustalone i że istnieje pole do negocjacji. To prawda choć wysokość taksy notarialnej jest regulowana rozporządzeniem, to podane w nim stawki są stawkami maksymalnymi. Oznacza to, że notariusz może zaproponować niższą taksę, zwłaszcza przy transakcjach o wyższej wartości lub gdy w grę wchodzi pakiet usług. Zawsze zachęcam do rozmów z kilkoma kancelariami i porównania ofert to może przynieść realne oszczędności.

Poza negocjacją samej taksy, istnieje również możliwość negocjacji podziału kosztów między kupującym a sprzedającym. Chociaż zwyczajowo większość opłat ponosi kupujący, nic nie stoi na przeszkodzie, aby strony ustaliły inny podział, na przykład 50/50. Taki scenariusz jest szczególnie prawdopodobny, gdy sprzedającemu zależy na szybkiej transakcji lub gdy nieruchomość długo czeka na nabywcę. Warto poruszyć tę kwestię na etapie negocjacji ceny sprzedaży.

W kontekście negocjacji często pojawia się również temat umowy przedwstępnej. Jeśli zdecydujemy się na jej sporządzenie w formie aktu notarialnego, jej koszt to maksymalnie 50% stawki taksy notarialnej za umowę końcową. Zwyczajowo ten koszt również ponosi kupujący, ale podobnie jak w przypadku innych opłat, jest to element podlegający negocjacjom. Czasem sprzedający zgadza się partycypować w tym koszcie, traktując go jako zabezpieczenie transakcji.

Niezbędne dokumenty do aktu notarialnego: co przygotować?

Przygotowanie odpowiednich dokumentów to podstawa sprawnej i bezproblemowej transakcji. Brak któregoś z nich może opóźnić podpisanie aktu notarialnego, a tego przecież nikt nie chce. Zawsze przedstawiam moim klientom szczegółowe checklisty, aby niczego nie pominąć.

Dla sprzedającego kluczowe dokumenty to:

• Dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).
• Podstawa nabycia nieruchomości (np. poprzedni akt notarialny kupna-sprzedaży, umowa darowizny, postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia).
• Numer księgi wieczystej nieruchomości.
• Zaświadczenie o braku osób zameldowanych w nieruchomości.
• Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami (np. czynsz do spółdzielni/wspólnoty, opłaty za media, podatek od nieruchomości).
• Świadectwo charakterystyki energetycznej nieruchomości (obowiązkowe od kwietnia 2023 r.).
• Wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej (szczególnie ważne dla domów i działek).

Dla kupującego lista jest zazwyczaj krótsza, ale równie istotna:

• Dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport).
• Dane osobowe (PESEL, adres zamieszkania, imiona rodziców).
• W przypadku finansowania zakupu kredytem bankowym umowa kredytowa lub promesa banku.

Jak świadomie zaplanować budżet na koszty notarialne?

Świadome zaplanowanie budżetu na koszty notarialne to podstawa. Aby unaocznić, z jakimi wydatkami należy się liczyć, przygotowałem przykładową kalkulację dla mieszkania o wartości 500 000 zł na rynku wtórnym, zakładając, że kupujący nie korzysta ze zwolnienia z PCC (np. to nie jest jego pierwsza nieruchomość).

Rodzaj opłaty	Wartość/Stawka	Szacowany koszt
Maksymalna taksa notarialna	1010 zł + 0,4% od nadwyżki powyżej 60 000 zł (dla 500 000 zł)	2770,00 zł
VAT (23% od taksy)	23% od 2770,00 zł	637,10 zł
Podatek PCC	2% od 500 000 zł	10 000,00 zł
Opłata za wpis prawa własności do KW	Stała opłata	200,00 zł
Orientacyjny koszt wypisów aktu (np. 5 wypisów po 4 strony)	5 * 4 * 6 zł/stronę + 23% VAT	147,60 zł
Całkowity szacowany koszt		13 754,70 zł

Pamiętaj, że to tylko przykład. Rzeczywiste koszty mogą się różnić w zależności od konkretnej kancelarii notarialnej (negocjowana taksa), liczby potrzebnych wypisów czy specyfiki transakcji (np. wpis hipoteki).

Podsumowując, aby świadomie zaplanować budżet i uniknąć niespodzianek przed wizytą w kancelarii notarialnej, warto pamiętać o kilku kluczowych zasadach:

• Negocjuj taksę notarialną: Zawsze pytaj o możliwość obniżenia taksy w ramach ustawowych maksimów.
• Zrozum różnice: Bądź świadomy, jak zmienia się rozkład kosztów na rynku pierwotnym i wtórnym, zwłaszcza w kontekście podatku PCC.
• Sprawdź ulgi: Upewnij się, czy przysługuje Ci zwolnienie z PCC (np. przy zakupie pierwszej nieruchomości).
• Przygotuj dokumenty: Zbierz wszystkie niezbędne dokumenty z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć opóźnień i dodatkowych kosztów.
• Pytaj i wyjaśniaj: Nie wahaj się zadawać pytań notariuszowi lub swojemu doradcy. Lepiej rozwiać wszelkie wątpliwości przed podpisaniem aktu.